Einzugs- und Auszugsprotokoll: das Dokument, das Sie schützt

Es gibt einen Satz, den Friedensrichter jeden Monat hören: "Die Wohnung war tadellos, als er einzog, das versichere ich Ihnen." Er ist nichts wert. Wert hat ein datiertes, präzises, von beiden Parteien unterschriebenes Dokument. Ohne es ist der Fall verloren, bevor er verhandelt wird.

1. Warum dieses Dokument alles entscheidet

Das Prinzip ist einfach: Die Mietkaution ist nicht Ihr Geld. Sie ist ein gesperrter Betrag, der dem Mieter gehört, und sie fällt Ihnen nur zu, wenn Sie einen Schaden beweisen, für den er einsteht. Dieser Beweis ist kein Foto beim Auszug: Er ist der Vergleich zwischen Auszugs- und Einzugszustand.

Ohne ausführliches Einzugsprotokoll: Wie zeigen Sie, dass der Fleck auf dem Parkett nicht da war? Dass die Schranktür nicht schon gerissen war? Dass die Wand nicht schon durchbohrt war? Im belgischen Recht wird grundsätzlich vermutet, der Mieter habe die Sache in dem Zustand erhalten, in dem er sie zurückgibt. Wer nichts beweist, bekommt nichts.

Deshalb ist das Übergabeprotokoll in allen drei Regionen Pflicht — Brüssel, Wallonien und Flandern schreiben je in ihrem Text ein ausführliches und gemeinsames Protokoll vor. Keine Option, keine Vorsicht eines misstrauischen Vermieters: Gesetz.

2. "Gemeinsam": was das wirklich heißt

Gemeinsam heißt, dass beide Parteien es zusammen erstellen, oder dass sie einvernehmlich einen Sachverständigen damit beauftragen. Beide lesen es, beide dürfen es beanstanden, beide unterschreiben.

Ein Protokoll, das Sie allein verfassen und dem Mieter "zur Information" mailen, ist kein Protokoll. Es ist Ihre Meinung, und sie bindet nur Sie.

Zwei Wege:

• Einvernehmlich zwischen Ihnen und dem Mieter. Kostenlos, aber anspruchsvoll: methodisch sein, sich Zeit nehmen und auch die Mängel notieren, die Ihnen unangenehm sind.
• Durch einen einvernehmlich bestellten Sachverständigen. Er erstellt ein neutrales, technisches Dokument. Sein Honorar wird dann hälftig geteilt. Die vernünftige Wahl bei wertvollen, neuen oder vollsanierten Objekten (wo jede Abweichung auffällt) oder wenn die Chemie nicht stimmt.

Der Zeitpunkt. In der Praxis wird das Protokoll vor dem Einzug — bei leerer Wohnung — oder in der Anfangszeit der Nutzung erstellt. Die genaue Frist steht im Text Ihrer Region: Prüfen Sie sie, sie variiert und hängt von der Vertragsdauer ab.

Danach. Das Protokoll wird dem Mietvertrag beigefügt und mit ihm registriert (die Registrierung ist kostenlos, Sache des Vermieters, binnen zwei Monaten nach Unterzeichnung).

3. Was hineingehört

Ein Protokoll, das "guter Allgemeinzustand" sagt, ist ein nutzloses Protokoll. Was schützt, ist das Detail.

Raum für Raum

Beschreiben Sie für jeden Raum jede Fläche und jedes Element: Böden, Wände, Decken, Sockelleisten, Türen und Klinken, Fenster, Rahmen, Rollläden, Heizkörper, Schalter und Steckdosen, Leuchten, Schränke, Arbeitsplatten, Sanitär, Fugen, Armaturen.

Und vor allem: präzise Sprache. "Kratzer von 4 cm am rechten Türpfosten, 1 m über dem Boden" ist unendlich viel mehr wert als "Tür beschädigt". Ein Jahr später weiß niemand mehr, was "beschädigt" hieß.

Datierte Fotos

Ein Foto je Feststellung, aus der Nähe, plus ein Übersichtsfoto je Raum. Sie müssen datiert und dem Dokument zugeordnet sein — nicht verstreut in einem Handy. Genau hier holt ein einvernehmliches Protokoll ein Sachverständigengutachten am schnellsten ein.

Die Zählerstände

Strom (Tag- und Nachttarif, falls vorhanden), Gas, Wasser — und das Restheizöl im Tank, sofern einer da ist. Notieren Sie die Zählernummern, nicht nur die Stände: Das erspart Ihnen Monate Streit mit einem Versorger.

Schlüssel und Ausstattung

Anzahl übergebener Schlüssel (Haustür, Briefkasten, Keller, Fahrradraum, Chip). Vorhandensein und Zustand der Rauchmelder. Datum der letzten Kesselwartung. Übergebene Anleitungen und Atteste.

4. Das Auszugsprotokoll: der Vergleich

Am Vertragsende wiederholen Sie die Übung, mit dem Einzugsdokument vor Augen, Raum für Raum, Zeile für Zeile. Eine Abweichung: notieren, fotografieren, wenn möglich beziffern.

Dann kommt die einzige echte Frage: normale Abnutzung oder Mieterschaden?

• Normale Abnutzung ergibt sich aus dem normalen Gebrauch und dem bloßen Zeitablauf. Sie geht zu Ihren Lasten, und Sie dürfen dafür nichts einbehalten. Matte Farbe nach sechs Jahren, vergilbte Badfuge, ein im Laufweg abgenutzter Teppich, eine patinierte Arbeitsplatte: Das ist das Leben einer bewohnten Wohnung.
• Mieterschaden ergibt sich aus Verschulden, Nachlässigkeit oder fehlender Pflege. Ein Loch in der Trennwand, gesprungene Fliesen, Schimmel durch fehlendes Lüften, ein Brandfleck auf der Spüle, eine aufgebrochene Tür: Dafür haftet der Mieter.

Die Grenze ist nicht immer scharf, und was sie verschiebt, ist die Zeit. Farbe hat eine Lebensdauer; nach acht Jahren Nutzung ist der Restwert gering, und selbst wenn der Mieter sie beschädigt hat, verlangen Sie keine neue Farbe: Sie ziehen einen Abschlag für Alter und Abnutzung ab. 100 % der Kosten eines Elements am Ende seiner Lebensdauer zu fordern, ist der sicherste Weg, vor dem Friedensrichter zu verlieren — und dabei auch den Teil der Akte zu verlieren, der solide war.

5. Die Freigabe der Kaution

Die Mietkaution wird außerhalb der Plattform gebildet, grundsätzlich auf einem gesperrten Konto auf den Namen des Mieters (Höchstbeträge und Modalitäten unterscheiden sich zwischen den drei Regionen: prüfen Sie die Regel der Ihren). Sie wird nur mit schriftlichem Einverständnis beider Parteien oder durch Gerichtsentscheid freigegeben.

Mit anderen Worten: Ohne Einverständnis nehmen Sie nichts einseitig. Das macht das Auszugsgespräch entscheidend — und eine gut dokumentierte Akte unwiderlegbar.

Bleibt der Streit bestehen, ist der Friedensrichter des Belegenheitsortes zuständig. Viele Konflikte werden vorab im Vergleich gelöst; wenige zugunsten dessen, der kein Dokument hat.

6. Das Übergabeprotokoll in Domilinko

Wir haben genau das Werkzeug gebaut, das man vor Gericht gern hätte:

• Fotos je Raum, in der App aufgenommen, mit Zeitstempel und der Feststellung zugeordnet — nicht in einer im Handy verlorenen Galerie.
• Zählerstände für Strom, Gas und Wasser, beim Einzug und beim Auszug erfasst, samt Zählernummern.
• Unterschrift beider Parteien, beim Einzug wie beim Auszug: Das Dokument ist von Bauart her gemeinsam. Es gibt keinen Knopf, um allein zu bestätigen.
• Das Auszugsdokument wird gegen das Einzugsdokument gelesen, Position für Position. Die Abweichungen springen ins Auge — und nur sie.
• Zeitgestempelte Schlüsselübergabe, damit feststeht, ab wann wer die Nutzung hatte.

Eine ehrliche Klarstellung: Domilinko bildet die Mietkaution nicht und verwahrt sie nicht. Sie wird außerhalb der Plattform auf einem gesperrten Konto gebildet, wie das belgische Recht es vorsieht. Wir dokumentieren den Zustand der Immobilie — und genau das entscheidet faktisch über das Schicksal dieser Kaution.

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Die Fristen zur Erstellung des Protokolls, die Höchstbeträge der Kaution und die Freigabemodalitäten unterscheiden sich zwischen Brüssel, Wallonien und Flandern. Prüfen Sie die geltende Regel bei der offiziellen Quelle Ihrer Region.